Het AsyncForge-playbook

Onze gezamenlijke gids om het meeste uit onze samenwerking te halen.

Welkom. Dit playbook zorgt ervoor dat we vanaf het begin op één lijn zitten. Het beschrijft hoe we werken, wat je van ons kunt verwachten en wat wij van jou verwachten. Is iets onduidelijk of ontbreekt er iets, laat het ons dan weten. Dit is een levend document.

Laten we samen iets geweldigs bouwen.

1. Aan de slag

Beginnen met een schone lei

Nog geen codebase, infrastructuur of accounts? Geen probleem. Wij regelen de inrichting, zodat jij je op je product kunt richten. We maken de repositories, richten een ontwikkelomgeving en een stagingomgeving voor tests in en zetten alles klaar voordat we één regel featurecode schrijven. Vertel ons wat je wilt bouwen, dan pakken wij het vanaf daar op.

Beginnen met een bestaand project

Heb je al een codebase en infrastructuur, dan helpt het volgende ons om snel van start te gaan:

Toegang tot de codebase: Deel je repository of repositories met ons via Git of GitLab. We sturen je SSH-sleutels en/of accountnamen die je kunt toevoegen. Bestaande documentatie over de inrichting helpt ons aanzienlijk sneller op weg.

Developmentdatabase: Als je project die nodig heeft, helpt een seed-dataset voor de ontwikkelomgeving ons om vanaf dag één met realistische gegevens te werken.

Toegang tot hosting: Alleen nodig als je wilt dat wij deployments naar je eigen infrastructuur verzorgen. Dit stemmen we bij de start af.

Bestaande accounts en diensten: Gebruik je al cloudhosting, logging- of monitoringdiensten, dan vragen we je ons toegang te geven. We vragen alleen de rechten die echt nodig zijn.

Optioneel onboardinggesprek

Waar je ook begint, je kunt via onze boekingslink een optioneel onboardinggesprek plannen. We lopen samen door je inrichting, stemmen prioriteiten af en maken een eerste plan. Gesprekken worden via Fantom opgenomen, zodat niets verloren gaat. Wil je liever direct beginnen, dan is dat ook prima.

Tijdlijn

Je krijgt direct toegang tot je dashboard. Er is geen lange opstartperiode. Deel wat we nodig hebben en we pakken meteen taken op.

2. Hoe we werken

Asynchroon werken

We houden geen onnodige vergaderingen. Communicatie verloopt via je Kanban-dashboard. Voeg een taak toe, plaats een opmerking en wij pakken het vanaf daar op. Hebben we vervolgvragen, dan stellen we die via het dashboard of bewaren we ze voor je volgende voortgangsgesprek.

Wat geldt als een project

Eén project is één zelfstandig uit te rollen geheel met een eigen releasecyclus. Een webplatform met een API, frontend en beheerpaneel in dezelfde codebase geldt bijvoorbeeld als één project. Een mobiele app voor datzelfde platform geldt als een apart project, ook wanneer die dezelfde backend-API's gebruikt, omdat de app een eigen codebase, onafhankelijke deployments en een eigen releaseplanning heeft.

Wil je dat we gelijktijdig aan twee projecten werken, dan zijn twee abonnementen nodig. Hoeft er maar één tegelijk actief te zijn, dan kun je binnen één pakket tussen projecten wisselen door je abonnement te pauzeren en te hervatten.

Eén taak tegelijk

We werken per project aan één taak tegelijk. Iedere taak krijgt onze volledige aandacht en wordt afgerond voordat de volgende begint. Je kunt zoveel taken in de wachtrij zetten als je wilt; wij werken ze af op volgorde van prioriteit.

Grote taken

Is een taak te groot om in één keer uit te voeren, dan splitsen we die voor je op in kleinere subtaken. We leggen die opsplitsing duidelijk vast in het dashboard, zodat je altijd weet waar we aan werken en wat hierna komt. Daarna voeren we de subtaken één voor één uit.

Voortgangsgesprekken

Voortgangsgesprekken zijn optioneel. Heb je behoefte aan regelmatig overleg, dan kun je via onze boekingslink een gesprek plannen. Alle gesprekken worden via Fantom opgenomen, zodat beide partijen een duidelijk naslagpunt hebben.

De maximale gespreksfrequentie hangt af van je pakket:

Wil je alles async houden, dan werkt dat net zo goed. Het dashboard en de opmerkingen bij taken zijn altijd beschikbaar.

Taken indienen

Beschrijf wat je wilt bereiken, niet hoe het gebouwd moet worden. Je hoeft geen technische specificaties te schrijven; dat is ons werk. Een helder doel en wat context zijn voldoende.

Goed voorbeeld: "Gebruikers moeten hun wachtwoord per e-mail kunnen herstellen. Er is nu helemaal geen herstelproces."

Je hoeft geen stroomdiagrammen, technische specificaties of implementatiedetails aan te leveren. Hebben we vragen, dan stellen we die in het dashboard of tijdens je voortgangsgesprek.

Heb je wel technische ideeën of voorkeuren, deel die dan gerust. We houden er rekening mee.

Belangrijke gebeurtenissen en lanceringen

Komt er iets belangrijks aan? Een product- of featurelancering, een marketingcampagne of actie zoals Black Friday, een seizoenspiek in verkeer, een pers- of socialmedia-moment, een demo voor investeerders of partners, of een financieringsmijlpaal — alles waarbij je extra verkeer, aandacht of belangen verwacht en een bug of vertraging meer schade zou doen dan normaal. Twijfel je of iets hieronder valt, vertel het ons dan toch.

Geef ons zoveel mogelijk voorbereidingstijd, idealiter minimaal een week. Hoe eerder we het weten, hoe meer we vooraf kunnen regelen. We geven in de aanloop prioriteit aan werk dat voor je evenement cruciaal is. Terwijl het evenement loopt, blijven we tijdens onze werkuren alert zodat urgente zaken direct vooraan in de wachtrij komen. Daar zijn geen extra kosten aan verbonden; het hoort bij onze werkwijze.

Laat het weten op de manier die voor jou werkt: voeg een taak of opmerking toe in het dashboard, stuur een e-mail of bespreek het tijdens je volgende voortgangsgesprek. Vertel wat er gebeurt, wanneer het plaatsvindt en waar je je vooral zorgen over maakt.

Hoe meer we weten, hoe beter we je kunnen ondersteunen. Zonder waarschuwing kunnen we niet beloven op het laatste moment opnieuw te prioriteren. Ook met voorbereiding blijft dit een inspanningsverplichting: we geven prioriteit en blijven bereikbaar, maar kunnen niet garanderen dat er nooit iets misgaat. Onze gebruikelijke voorwaarden blijven van toepassing.

Opgeleverd werk beoordelen

Wanneer een taak klaar is, gaat die in je dashboard naar beoordeling. We begrijpen dat je niet altijd direct tijd hebt om te beoordelen; dat is geen probleem. Het werk blijft voor je klaarstaan zonder druk. Wanneer je eraan toe bent, test je het en keur je het goed of vraag je een revisie aan.

Wijzigingen met weinig risico — kleine fixes, tekstaanpassingen of intern werk — kunnen we direct uitrollen. Alles wat je redelijkerwijs eerst wilt testen, zetten we op je stagingomgeving en pas na je akkoord in het dashboard op productie. We beoordelen per taak welke route past. Wil je iedere deployment vooraf goedkeuren, zeg het dan en we wachten altijd.

Hoe een taak na je akkoord precies naar productie gaat, hangt af van de inrichting van je project. Sommige projecten worden automatisch uitgerold zodra we naar de hoofdbranch mergen; andere vereisen een handmatige stap. Dit stemmen we tijdens de onboarding met je af.

Standaard slaan we ons werk tijdens de uitvoering direct in je codebase op. Wil je team een strengere review- of releasewerkwijze, dan spreken we die tijdens de onboarding af.

Revisies

We blijven aanpassen tot je tevreden bent. Je abonnement omvat onbeperkte wijzigingen en verbeteringen aan opgeleverd werk.

Geen schattingen of deadlines

We geven geen tijdsinschattingen en beloven geen deadlines. Niet omdat snelheid ons niet interesseert, maar omdat we die tijd liever besteden aan iets waardevols voor je bouwen. Schattingen bij softwareontwikkeling zijn berucht onbetrouwbaar en geven alle betrokkenen de verkeerde prikkels.

Wil je ervaren hoe snel we werken, dan is de proefweek de beste manier. Echt werk, ons echte tempo en geen giswerk.

Een platform dat blijft verbeteren

We verbeteren ons Kanban-dashboard voortdurend en voegen nieuwe functies toe om de samenwerking voor iedereen beter te maken. Wil je iets aan onze werkwijze veranderd of verbeterd zien, laat het dan weten. Als andere AsyncForge-klanten er ook baat bij hebben, bouwen we het graag. Je feedback vormt rechtstreeks hoe we werken.

3. Omgevingen en accounts

Testomgeving

Heb je nog geen stagingomgeving, dan richten we die voor je in. Daar kun je alles wat we bouwen veilig testen voordat het live gaat.

Accounts en diensten van derden

Heb je al accounts voor cloudhosting, logging, monitoring of betaalintegraties, dan vragen we je ons toegang te geven. We vragen alleen de rechten die echt nodig zijn.

Heb je een bepaalde dienst nog niet, dan bepalen we tijdens de onboarding samen de beste aanpak: je maakt zelf het account en voegt ons toe, of wij richten het in en dragen het aan je over. In beide gevallen worden alle accounts op jouw naam aangemaakt en blijven ze volledig jouw eigendom. Voor klantwerk maken we nooit accounts op naam van AsyncForge.

4. Intellectueel eigendom

Alles wat we bouwen is volledig van jou. Alle code, ontwerpen en opleveringen die tijdens je abonnement worden gemaakt, zijn vanaf het moment van levering jouw eigendom. AsyncForge behoudt geen rechten op wat voor je project is gebouwd.

5. Kwaliteit en scope

Uitsluitend senior engineers

Iedere regel code wordt geschreven door een zorgvuldig geselecteerde senior engineer. Geen juniors en geen offshore-uitbesteding. Over kwaliteit onderhandelen we niet.

Buiten onze expertise

Als een taak buiten onze kernexpertise valt, zijn we daar open over. Soms kunnen we een vertrouwde senior engineer uit ons eigen netwerk inschakelen. Kunnen we de kwaliteit niet garanderen, dan zeggen we dat duidelijk en wijzen we het werk af in plaats van iets ondermaats te leveren.

6. Facturering en abonnement

Gratis proefweek

Bij ieder pakket bieden we een gratis proefweek. We willen dat je onze werkwijze ervaart voordat je je financieel vastlegt. De beste manier daarvoor is simpelweg samen beginnen met bouwen.

Zo werkt het: aan het begin van de proefperiode sturen we een factuur. Je hebt 7 dagen om die te betalen. Tijdens die 7 dagen werken we al aan je project. Wordt de factuur binnen 7 dagen betaald, dan loopt je abonnement zonder onderbreking door. Zo niet, dan zien we dat als een teken dat het niet bij je past. We ronden af en gaan zonder verdere verplichtingen of vervelende gevoelens uit elkaar.

Hoe facturering werkt

Je abonnement wordt vooraf gefactureerd aan het begin van iedere factuurperiode. Start je op de 15e, dan loopt je periode tot de 15e van de volgende maand.

Betalingsvoorwaarden

Betaling is verschuldigd aan het begin van iedere factuurperiode. Als de betaling niet op tijd binnen is, stoppen de werkzaamheden direct totdat deze is voldaan.

Pauzeren

Je kunt je abonnement op ieder moment pauzeren. De pauze gaat in aan het einde van je huidige factuurperiode; tot die tijd werken we door.

Wanneer je hervat, betaal je op die dag en begint je nieuwe periode vanaf die datum. Belangrijk: na een pauze sluit je achteraan in de wachtrij. Als we vol zitten wanneer je wilt hervatten, moet je wachten tot er een plek vrijkomt. We laten het weten zodra dat gebeurt.

Voorbeeld: Je begint op 15 januari. Op 10 februari besluit je te pauzeren en we werken door tot 15 februari. Je wilt op 23 april hervatten. Je betaalt op 23 april en wij pakken je werk weer op, mits er een plek beschikbaar is. Zitten we vol, dan kom je op de wachtlijst.

Annuleren

Je kunt op ieder moment annuleren. De annulering gaat in aan het einde van je huidige factuurperiode. Er worden geen gedeeltelijke bedragen terugbetaald.

7. Capaciteit

AsyncForge beperkt bewust het aantal actieve projecten dat we tegelijk aannemen. Zo garanderen we kwaliteit: iedere klant krijgt onze volledige aandacht, niet een fractie daarvan. Wanneer we vol zitten, worden nieuwe klanten op een wachtlijst geplaatst en geïnformeerd zodra er een plek vrijkomt.

8. Vertrouwelijkheid en geheimhoudingsverklaringen

Alles wat je met ons deelt, behandelen we vertrouwelijk. Je codebase, productplannen, bedrijfsgegevens en andere informatie die je tijdens onze samenwerking verstrekt, worden zorgvuldig behandeld en niet gedeeld buiten AsyncForge.

Als je project een formele geheimhoudingsverklaring vereist, ondertekenen we die graag. Stuur hem door, dan beoordelen en ondertekenen we hem zonder gedoe.

Belangenconflicten

We werken met klanten in uiteenlopende sectoren en met verschillende producttypen. Als een potentiële nieuwe klant ons benadert met een onderneming die sterk op die van jou lijkt en mogelijk een belangenconflict veroorzaakt, nemen we eerst contact met jou op voordat we die klant aannemen. Jouw vertrouwen is belangrijker dan een extra abonnement. We gaan alleen verder als jij je daar prettig bij voelt.

9. Aansprakelijkheid

We nemen ons werk serieus en doen altijd ons best om hoogwaardige, betrouwbare software te leveren. Toch zijn fouten menselijk. Bugs komen voor, randgevallen worden soms gemist en softwareontwikkeling brengt altijd een bepaalde mate van onzekerheid met zich mee.

AsyncForge is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade die kan voortvloeien uit het werk dat we leveren. Dit omvat onder meer omzetverlies, gegevensverlies, uitval of andere gevolgen voor de onderneming. Door met ons samen te werken erken je dat alle software op basis van een inspanningsverplichting wordt geleverd.

Als er iets misgaat, doen we er alles aan om het zo snel mogelijk te herstellen. Die inzet wordt ondersteund door onbeperkte revisies en onze toewijding aan je tevredenheid. De financiële aansprakelijkheid ligt echter bij jou als eigenaar van het product en de beslissingen daaromheen.

10. Referralprogramma

Als je een nieuwe klant naar AsyncForge verwijst en die een abonnement neemt, ontvang je 10% van het maandelijkse abonnementsbedrag zolang diegene klant blijft.

Voorbeeld: Je verwijst iemand die het Pro-pakket van €8.000 per maand neemt. Iedere maand dat deze klant blijft, ontvang je €800. Bij een downgrade, upgrade of annulering wordt je referralvergoeding overeenkomstig aangepast.

Referralvergoedingen worden maandelijks uitbetaald. Er is geen maximum aan het aantal klanten dat je kunt verwijzen en geen tijdslimiet op de vergoeding. Zolang de door jou aangebrachte klant actief is, word je betaald.

Wil je iemand verwijzen, neem dan rechtstreeks contact met ons op. Wij regelen de rest.

11. De samenwerking beëindigen

Als je besluit te stoppen, blijven alle code, repositories en middelen van jou. We ondersteunen graag een overdracht aan een intern team of een andere partij. Laat het vooraf weten, zodat we indien nodig documentatie of een overdrachtssessie kunnen voorbereiden.

We gaan professioneel uit elkaar. Ons doel is dat iedere klant — of die nu één maand of twee jaar bleef — AsyncForge aan anderen zou aanbevelen.

AsyncForge - asyncforge.com Vragen? E-mail ons of plan een gesprek.